制定制度固然重要,但制定制度的根本目的還是實施,隻有得到切實、有效的執行,制度才能真正指導和約束員(yuán)工(gōng)行爲,才能真正深入人心,提高組織效率。制度一(yī)經發布,就會對某一(yī)崗位的工(gōng)作和人員(yuán)形成指導和約束作用,從而成爲他們工(gōng)作的依據和準則。
制度實施的第一(yī)步就是發布制度,采用科學、合理、有效的發布方式,有利于企業管理目标的實現。制度的發布既要考慮合法性、民主性,又(yòu)要有利于宣貫和執行。
一(yī)、制度發布的方式
制度的發布方式很多,不但可以作爲公司文件留存,還可以張貼或懸挂在某一(yī)崗位或工(gōng)作現場,以便随時提醒員(yuán)工(gōng)和互相監督,實踐中(zhōng)可以采取的制度發布方式包括:
1.内部培訓法。制度制訂之後,召開(kāi)員(yuán)工(gōng)大(dà)會或組織全體(tǐ)員(yuán)工(gōng)學習,并保留相應的有員(yuán)工(gōng)簽名的會議或培訓記錄。通過内部培訓的方式,對公司制度進行講解,既有助于員(yuán)工(gōng)對公司制度的深入了解,也可以深入了解員(yuán)工(gōng)對制度的看法和意見,有利于日後制度的貫徹落實。
2.傳閱法。規章制度制訂以後,編印成手冊,讓員(yuán)工(gōng)進行傳閱,并使員(yuán)工(gōng)在閱讀後簽字确認,以證明已閱讀此制度。
3.入職登記聲明法。在入職時,向勞動者提供相關規章制度讓其閱讀,并提出意見,如不存在反對意見,則簽字聲明本人已閱讀相關制度并遵照執行。
4.員(yuán)工(gōng)手冊發放(fàng)法。企業可根據需要制作一(yī)份專門的《員(yuán)工(gōng)手冊》,發放(fàng)給每個員(yuán)工(gōng),并在最後一(yī)頁附注《員(yuán)工(gōng)接受書(shū)》,具體(tǐ)内容如下(xià):“本人确認已閱讀了由×年××日起生(shēng)效的公司《規章制度》,清楚了解規章制度的全部内容,并同意接受此制度的要求。”,讓員(yuán)工(gōng)簽上本人姓名和日期。
5.勞動合同約定法。在與員(yuán)工(gōng)簽訂的《勞動合同》中(zhōng)增加企業的規章制度作爲合同附件,确認員(yuán)工(gōng)已閱讀、理解企業的規章制度,并承諾遵守。通過上述方式公示的企業規章制度,基本合理合法,具有法律效力,且有确确實實的員(yuán)工(gōng)簽名證據。
6.規章制度考試。公司組織專項考試,以規章制度内容作爲考試大(dà)綱,挑選重要條款設計試題,組織員(yuán)工(gōng)進行開(kāi)卷或閉卷考試,加深員(yuán)工(gōng)對規章制度的理解。
7.意見征詢法。公司在已有制度的基礎上,下(xià)發制度文本,面向員(yuán)工(gōng)征詢修改意見,保留員(yuán)工(gōng)意見的簽名和書(shū)面資(zī)料,促進員(yuán)工(gōng)對于制度的研究與理解。
8.公告欄張貼法。在公司内部設置的公告欄、白(bái)闆上張貼供員(yuán)工(gōng)閱讀的制度文件,供員(yuán)工(gōng)随時閱覽。由于制度的發布對象和執行主體(tǐ)都是内部員(yuán)工(gōng),通過公司網站發布制度,也可以确保新制度通知(zhī)到位。
9.電子郵件法。将制度用電子郵件發給公司每一(yī)個員(yuán)工(gōng),通知(zhī)員(yuán)工(gōng)閱讀規章制度并回複确認。
10.責任人推進法。制度發布時明确相關責任人,并要求責任人在規定時間内提報宣貫落實計劃。
上述十種方式是當前普遍采用的制度發布方式,除了這些方式之外(wài),公司還可以通過在企業内部刊物(wù)開(kāi)設“管理制度”專欄、企業制度建設情況及違規案例通報、組織員(yuán)工(gōng)參加制度執行力研讨會、開(kāi)展“管理制度學習周”活動、組織“管理制度知(zhī)識競答比賽”等豐富多樣的形式,達到發布和宣傳制度的目的。
二、制度發布的注意事項
選擇适當的制度發布方式後,在發布過程中(zhōng)還要注意以下(xià)兩點:
1.尋求最佳公示方式
應根據企業自己的特點,例如硬件設施,企業文化、人員(yuán)素質等等,選擇适合本企業的最佳公示方式,以達到使所有人員(yuán)對企業規章制度熟知(zhī)的目的,減少由于對用人單位規章制度不熟悉而導緻的争議。
2.保留公示證據
規章制度在公示的過程中(zhōng),用人單位還應該注意保存公示證據。在勞動仲裁中(zhōng),如果用人單位無法證明規章制度已向勞動者公示,該規章制度是不能作爲勞動仲裁的有效依據的。一(yī)般來說,上述制度發布方式都能夠達到一(yī)定程度的制度傳播和告知(zhī)員(yuán)工(gōng)的目的,使員(yuán)工(gōng)做到對制度“心中(zhōng)有數”。但是,就法律角度而言,公告欄張貼、電子郵件、網站發布三種制度發布方式存在一(yī)個共同的問題,就是收集證據很難,以至于發生(shēng)勞資(zī)糾紛時無法舉證。因此,公司在選擇制度發布方式時,應盡量采用前幾種制度發布方式。
3.發布對于新老員(yuán)工(gōng)同等重要
需要說明的是,通過制度發布活動使員(yuán)工(gōng)不斷提高執行制度的意識,知(zhī)道什麽可以做,什麽不可以做,這樣的培訓不僅對新員(yuán)工(gōng)是必須的,對于老員(yuán)工(gōng)也同樣适用。形成制度宣傳和培訓的持續機制并貫徹執行下(xià)去(qù),對于提高制度的執行力非常重要。