當我(wǒ)(wǒ)們将企業的制度逐一(yī)納入制度體(tǐ)系框架,就會發現,制度的名稱非常繁雜(zá);從單一(yī)制度來看,制度的名稱似乎沒有問題,但當我(wǒ)(wǒ)們把所有制度放(fàng)在一(yī)起的時候,就會發現,制度的命名缺乏規則。這其中(zhōng)的情況包括:不同的二級企業對某一(yī)個通用管理制度的稱謂可以說是五花八門,即使是同一(yī)個企業、針對相同的事項,在不同的負責人手上的發文稱謂也完全不同。
制度命名的規範性、制度發文形式的标準化,從某種程度上恰恰反應了一(yī)個企業行政管理的專業化程度,因此,需要我(wǒ)(wǒ)們特别加以關注。
一(yī)、制度命名的規範性要求
制度命名的标準格式爲:企業名稱+管理事項+分(fēn)類名稱
1,企業名稱:如本制度覆蓋至多級企業整體(tǐ),則使用“XX集團”,如僅覆蓋至多級企業總部,則使用“XX集團總部”,如适用于某二級企業,則使用“D公司”,企業名稱要使用法定全稱,不得使用縮略稱謂。
2,管理事項:指本制度具體(tǐ)管理與明确的工(gōng)作事項。對于工(gōng)作事項的描述應當簡潔明了,一(yī)般不超過十個字。
3,分(fēn)類名稱:分(fēn)類名稱包括管理制度、管理規定、管理辦法、實施細則、工(gōng)作條例等,不同的制度名稱體(tǐ)現的是不同的制度效力,不能随意使用,至少在同一(yī)企業内,不同分(fēn)類名稱的使用要規範、嚴謹。暫行、試行的說法不得出現在名稱中(zhōng),如需要試行,可在名稱後加“(試行)”字樣,并需在附則中(zhōng)注明試行的時間,試行期結束後經調整頒布正式文件。
二、制度名稱類型的區别
不同類型的制度名稱,各自的适用範圍是不同的,其中(zhōng):
(1)管理制度,是對涉及到企業整體(tǐ)的管理原則、組織程序、工(gōng)作流程等所做出的原則性的規定和要求,是企業與國家法律法規相結合的制度類型,該類型的制度具有強制性、規範性的特點,重點強調做事的程序和原則,是企業最爲重要的制度類型。
(2)管理規定,是針對企業某一(yī)專項工(gōng)作或某一(yī)專業系統内的工(gōng)作所作出的具體(tǐ)要求,該類制度具有時效性短、變更頻(pín)度高的特點,主要強調做事的具體(tǐ)标準。
(3)管理辦法,是對一(yī)項針對部分(fēn)人員(yuán)的、具體(tǐ)工(gōng)作的控制環節、操作步驟或一(yī)個具體(tǐ)項目的管理所做出的要求。管理辦法可以是管理制度、規定中(zhōng)的一(yī)個組成部分(fēn),也可以從管理制度、規定中(zhōng)分(fēn)離(lí)、延伸出來,獨立成爲一(yī)項制度文件。該類制度時效性更短、變更頻(pín)度更高多,主要強調做事的步驟及流轉協調關系,具有典型的流程化的特點。
(4)實施細則,是對某一(yī)管理制度的具體(tǐ)實施步驟所作出的具體(tǐ)規定。這類制度更爲微觀,主要是對制度、規定所明确事項的具體(tǐ)步驟、各步驟的操作要求、可能遇到問題的處理方式等進行的描述,以确保制度的執行不産生(shēng)歧義。
(5)工(gōng)作條例,是對于企業内部某項局部性、階段性、非系統性的工(gōng)作所做出的系列化規定。
各項管理制度名稱類型的區别,詳見下(xià)表:
三、制度發布的規範性要求
(1)完整的制度發布内容
制度拟制完畢,在正式發布的時候,需要進行處理,使其具備規範、完整的形式,這些形式包括:制度封面、頒布通知(zhī)、(目錄)、标題、正文、附則、附錄,以上形式結合起來回答了制度管理的5W1H,即“爲什麽要做”,“由誰做”,“如何做”,“何時做”,“做什麽”,“如何做”。
(2)制度封面
制度封面一(yī)般由标題、制度編号、發布日期、實施日期、編制、校對、審核、形式審查、審定人員(yuán)姓名等組成,應采用公司統一(yī)的格式。
(3)頒布通知(zhī)
由制度主管部門按照公司統一(yī)的公文格式拟稿,頒布通知(zhī)要求言簡意赅,文中(zhōng)應包括對制度重要性與必要性、核心内容、适用範圍、落地實施要求等方面的要求。