絕大(dà)多數企業的制度管理,實行的是各職能部門分(fēn)散管理的專項管理體(tǐ)制,即一(yī)級管理體(tǐ)制。這種一(yī)級管理體(tǐ)制的弊端在于:制度的制定和監督分(fēn)散在各個部門,制度之間的内在聯系被削弱甚至被割裂;制度政出多門,要求各自不同,很不規範,影響其權威性;制度建設的出發點難以擺脫部門本位,不是完全站在企業的總體(tǐ)利益考慮問題;制度建設存在短視行爲,不能充分(fēn)聚焦并服務于企業的整體(tǐ)發展戰略。
因此,對于較大(dà)規模企業、尤其是母子公司模式的多級企業,需要建立制度的二級管理體(tǐ)制,即:由一(yī)個職能部門對企業的制度建設進行統一(yī)歸口管理,加強企業層面制度建設的統籌管理,而各職能部門僅行使對本職能領域制度的垂直監督與管理職能。這種多級管理體(tǐ)制有利于實現制度建設與企業總體(tǐ)目标、發展戰略的有效協同,從而形成制度的合力。
企業制度建設是企業的基礎管理工(gōng)作之一(yī),涉及企業各個部門和各級管理人員(yuán)。因此,要保證制度的科學性和合理性,需要在制度設計前對各職能部門進行充分(fēn)的統籌和協調,兼顧企業現實和未來發展的需要。依據職能管理與制度管理相結合、制度管理自上而下(xià)的原則,采用職能組織與委員(yuán)會制相結合的方式,對制度進行分(fēn)級管控,即:以企業的制度管理委員(yuán)會作爲制度管理的最高決策機構,以制度管理職能部門、制度管理崗位作爲制度管理的執行單位,制度管理的組織形式,如圖所示:
圖:制度管理組織示例
1.制度管理委員(yuán)會
制度管理委員(yuán)會是企業制度管理的最高決策機構,一(yī)般由企業高層領導與各部門負責人組成,其主要使命是确定制度管理工(gōng)作的方向、計劃和目标,并負責企業關鍵制度的審議與決策,具體(tǐ)責任包括:
(1)負責制度管理規劃的審批、相關制度的發布審批。
(2)負責重大(dà)制度優化工(gōng)作的最終決策。
(3)負責企業級關鍵制度的評審。
(4)負責其他涉及企業制度管理體(tǐ)系優化工(gōng)作的重大(dà)決策。
2.制度管理職能部門
制度管理職能部門在企業制度的中(zhōng)觀管理方面發揮着重要的作用,制度管理職能部門由制度責任部門和制度主管部門組成。制度責任部門負責相關制度的建立、發布、優化、廢止,并負責宣貫、培訓、協調及組織工(gōng)作。制度主管部門負責制度管理各項制度的制定,以及對企業關鍵制度的執行情況進行評估和管控,其具體(tǐ)職責如下(xià):
(1)負責企業制度體(tǐ)系框架以及管理制度的建立與動态優化。
(2)負責企業的整體(tǐ)管控,指導各部門實施制度管理。
(3)負責企業制度IT固化需求的提出,利用信息系統推動制度信息化管理進程。
(4)組織企業級制度的建立、發布、優化及廢止管理, 負責企業制度知(zhī)識庫的建立和更新,落實制度的生(shēng)命周期管理。
(5)負責企業級制度的建立、優化、廢止申請的審批,組織協調工(gōng)作和制度的發布工(gōng)作。
(6)負責企業各級各類制度文檔的備案管理。
(7)會同相關部門,組織企業制度的培訓、交流等工(gōng)作。
3.制度管理崗位
制度管理崗位由各部門的制度管理員(yuán)組成,制度管理員(yuán)負責部門内制度的管理工(gōng)作,以及制度建立、發布、優化、廢止的發起工(gōng)作,并負責響應制度管理職能部門對制度管理工(gōng)作的具體(tǐ)要求,其具體(tǐ)職責如下(xià)。
(1)負責部門内部制度的建立、優化、廢止申請與實施。
(2)參與企業級制度的建立、優化、廢止工(gōng)作。
(3)依照制度主管部門的要求,針對部門内部制度實施調研,并及時反饋制度執行過程中(zhōng)存在的問題。
(4)負責部門内部制度指标的設定與動态調整。
(5)負責部門制度文件的留存備查,以及向制度主管部門的提交報備。
(6)協調制度主管部門組織本部門員(yuán)工(gōng)進行制度培訓,确保制度執行到位。