對于制度内容體(tǐ)系的評估,建立在對企業所有單體(tǐ)制度進行評估和分(fēn)析的基礎之上,具體(tǐ)包括三個層面的工(gōng)作:首先,對每一(yī)個單體(tǐ)制度從規範性、可操作性等方面的多個維度進行評價;其次,在單體(tǐ)評估的基礎上,對某項職能的制度集合進行評估,重點評估制度與職能之間的适配性、覆蓋性等;第三,在單體(tǐ)、職能制度評估的基礎上,對公司的總體(tǐ)制度進行綜合性評價。
一(yī)、制度内容體(tǐ)系評估的方向
制度内容評估模型,具體(tǐ)包括四個評價方向:
(1)對于制度内容科學性、合理性、完整性的評估
本方向的評估重點包括:制度内容是否體(tǐ)現管理的科學性,是否與企業的現狀相适應,是否與企業文化相符合;是否以國家的法律、法規爲基礎,無與其相違背的情況;制度體(tǐ)系是否健全,制度在縱向的深度和橫向的廣度方面是否足夠,是否存在“盲點”或“盲區”,等等。
(2)對于制度内容系統性的評估
本方向的評估重點包括:制度體(tǐ)系文件的層次是否清晰;各項制度之間是否出現矛盾的情況,制度之間的配套性、關聯度是否足夠,接口是否清晰;整個制度體(tǐ)系是否缺少必要的程序性、支持性文件(如:作業标準、作業指導書(shū)、崗位操作手冊,等等)。
(3)對于制度内容規範性的評估
本方向的評估重點包括:制度文件的編制(如體(tǐ)裁、格式)是否規範,是否符合科學原理原則,是否充分(fēn)考慮到企業各項經營管理活動的發展特點與客觀規律;制度管理方面,是否有明确的權責劃分(fēn)及度量考核指标,檢查考核措施是否完善,等等。
(4)對于制度内容可操作性的評估
本方向的評估重點包括:制度内容是否有針對性,是否有較強的可執行性,在解決問題的具體(tǐ)規定和措施上是否全面,對實際工(gōng)作是否有指導意義;制度中(zhōng)涉及的定義和範圍等,用詞是否過于寬泛,是否存在歧義,等等。
二、制度内容評估模型的建立
根據《制度内容評估模型》,通常應分(fēn)别對制度整體(tǐ)(全體(tǐ)制度)、制度集合(部門制度)和制度單體(tǐ)(單體(tǐ)制度)三個層面進行評價,每個層面均從制度的完整性、系統性、規範性和可操作性四個指标進行評價,依據對應的評估标準(内容)和評分(fēn)方法進行打分(fēn),每個層面滿分(fēn)100分(fēn),指标的權重由該指标在本層面制度管理中(zhōng)的重要性決定,指标的得分(fēn),由專家打分(fēn)及針對制度的評審、分(fēn)析和統計确定。
以下(xià)爲某企業制度内容評價模型的樣例:
四、制度内容體(tǐ)系評估的操作(1)對于制度單體(tǐ)的評價
對于制度單體(tǐ)的評價,在制度數量小(xiǎo)于100個的時候采取全面抽樣方式;在制度數量大(dà)于100個的情況下(xià)按照一(yī)定的比例抽取,一(yī)般不少于30%,
單體(tǐ)制度的評價指标,主要是“規範性”和“可操作性”兩個,每個指标之下(xià)又(yòu)有若幹個二級指标,如附表所示:
表2:單體(tǐ)制度規範性評價中(zhōng)常用二級指标
表3: 單體(tǐ)制度可操作性評價中(zhōng)常用二級指标
對于單體(tǐ)制度的評價,是對抽樣的制度根據每個二級指标逐一(yī)進行評價,然後取各抽樣單體(tǐ)制度得分(fēn)的平均值,作爲企業單體(tǐ)制度内容評價的總得分(fēn)。
(2)對于制度集合的評價
所謂制度集合,是參照職能模塊或常規企業的制度模塊劃分(fēn)的制度的集合體(tǐ),一(yī)般來說,制度集合與企業的某項關鍵職能具有對應關系。對于制度集合的評價,一(yī)般采取全抽樣的方式。制度集合的評價指标包括“完整性”、“系統性”、“規範性”、“可操作性”四個指标。
五、評估結果及優化建議
(1)在分(fēn)别對單體(tǐ)制度、制度集合、制度整體(tǐ)的内容進行評分(fēn)的基礎上,可以得到一(yī)個組織的制度内容的整體(tǐ)評價結果。
(2)根據評價結果,提出優化建議
企業處于不同的發展時期,所對應的制度體(tǐ)系也處于不同的階段,總體(tǐ)上分(fēn)爲簡易期、積累期、系統期、優化期、常青期五個時期,不同時期的制度具有不同的特點:
簡易期的制度,根據企業需要制訂和使用,無系統考慮,一(yī)般由行政部門負責管理;
積累期的制度,随着企業業務規模的擴大(dà)和複雜(zá)化,制度數量劇增,此時,一(yī)般有專門的管理人員(yuán)和機構負責管理;
系統期的制度,基于職能框架,有制度管理機構,制度程序和内容相對規範;
優化期的制度,這時企業已經達到一(yī)定規模,制度衆多,出現若幹管理上的問題,需要通過BPI、BPR、信息化等方式進行優化;
常青期的制度,制度管理找到了合适的方法和程序,制度相對完備,并且簡單和實用。
根據對制度内容的評分(fēn),結合企業所處的發展階段,可以形成最終的評估意見,并提出相應的改進與優化建議。